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Gutscheine

eesy Manager unterstützt den Verkauf und die Einlösung von Gutscheinen, finanzamtkonform mit TSE-Absicherung.

Gutschein-Arten​

Einzweckgutschein​

  • Verwendung: Für ein bestimmtes Produkt oder eine Produktkategorie
  • MwSt.: Wird beim Verkauf des Gutscheins berechnet
  • Beispiel: "Gutschein für 1 Pizza"

Mehrzweckgutschein​

  • Verwendung: Frei einlösbar für beliebige Produkte
  • MwSt.: Wird erst bei Einlösung berechnet (0% beim Verkauf)
  • Beispiel: "50 € Wertgutschein"
Steuerliche Behandlung

Die Unterscheidung ist steuerlich relevant. Einzweckgutscheine werden beim Verkauf versteuert, Mehrzweckgutscheine erst bei der Einlösung.

Gutschein-Lebenszyklus​

1. Generieren → 2. Drucken → 3. Verkaufen → 4. Einlösen
   (inaktiv)                   (aktiv)      (eingelöst)

1. Gutscheine generieren​

Gutschein-Produkt anlegen​

  1. Gehe zu Admin-Panel → Sortimente
  2. Erstelle ein neues Produkt
  3. Wähle als Produktart:
    • Einzweckgutschein oder
    • Mehrzweckgutschein
  4. Lege den Preis fest
  5. Speichere das Produkt

Gutschein-Codes generieren​

  1. Öffne das Gutschein-Produkt in Admin-Panel → Sortimente
  2. Im Bereich Gutschein-Verwaltung tippe auf Gutschein-Stapel generieren
  3. Konfiguriere den Stapel:
    • Anzahl: 1–100 Gutscheine
    • Ablaufdatum: Optional (0–3650 Tage)
    • Beschreibung: Optional (z.B. "Weihnachten 2024")
    • QR-Auflösung: Niedrig (512px), Mittel (1024px), Hoch (2048px)
  4. Tippe auf Generieren

Die Codes haben das Format: XXXX-XXXX-XXXX-XXXX (16 Zeichen, alphanumerisch)

Gutscheine drucken​

Nach der Generierung:

  1. Die QR-Codes werden als ZIP-Datei heruntergeladen
  2. Entpacke die ZIP-Datei
  3. Jeder Gutschein ist eine separate PNG-Datei: CODE_WERT_WÄHRUNG.png
  4. Drucke die Gutscheine aus oder lass sie professionell drucken

Dateiname-Beispiel: ABCD-1234-5678-9012_10.00EUR.png

2. Gutscheine verkaufen​

Verkaufsvorgang​

Wenn ein Kunde einen Gutschein kaufen möchte:

  1. Gehe zur Bestellungen-Seite
  2. Füge das Gutschein-Produkt zur Bestellung hinzu
  3. Wichtig bei der Abrechnung: Scanne oder gib den Gutschein-Code ein
    • Tippe auf das Eingabefeld für den Gutschein-Code
    • Scanne den QR-Code des Gutscheins ODER
    • Gib den Code manuell ein: XXXX-XXXX-XXXX-XXXX
  4. Der Code wird der Bestellung zugeordnet
  5. Rechne die Bestellung ab (Checkout)

Status nach Verkauf​

Nach erfolgreicher Abrechnung:

  • Der Gutschein-Status wechselt von inaktiv zu aktiv
  • Der Gutschein kann jetzt vom Kunden eingelöst werden
  • Aktivierungsdatum und Benutzer werden gespeichert

3. Gutscheine einlösen​

Einlösung bei der Abrechnung​

Wenn ein Kunde mit einem Gutschein bezahlen möchte:

  1. Öffne die Abrechnung
  2. Füge die bestellten Produkte zur Rechnung hinzu
  3. Gehe zum Checkout
  4. Tippe auf QR-Code scannen
    • Scanne den QR-Code des Gutscheins ODER
    • Gib den Code manuell ein

Validierung​

Das System prüft automatisch:

  • Status: Gutschein muss aktiv sein (verkauft, aber noch nicht eingelöst)
  • Ablaufdatum: Gutschein darf nicht abgelaufen sein
  • Gültigkeit: Code muss im richtigen Format sein

Fehlermeldungen:

MeldungUrsache
"Gutschein wurde noch nicht aktiviert"Gutschein wurde noch nicht verkauft
"Gutschein wurde bereits eingelöst"Gutschein wurde schon verwendet
"Gutschein ist abgelaufen"Ablaufdatum überschritten
"Ungültiges Gutschein-Code-Format"Code nicht im Format XXXX-XXXX-XXXX-XXXX

Checkout mit Gutschein​

  1. Der Gutschein-Wert wird im Bereich Eingelöste Gutscheine angezeigt
  2. Der Wert wird automatisch vom Gesamtbetrag abgezogen
  3. Bei der Abrechnung:
    • Der Gutschein-Status wechselt von aktiv zu eingelöst
    • Der Gutschein kann nicht erneut verwendet werden

Mehrere Gutscheine​

Du kannst mehrere Gutscheine in einer Transaktion einlösen:

  1. Scanne den ersten Gutschein
  2. Scanne weitere Gutscheine
  3. Alle Werte werden addiert und vom Gesamtbetrag abgezogen

Gutschein entfernen​

Wenn ein Gutschein versehentlich gescannt wurde:

  1. Finde den Gutschein im Bereich Eingelöste Gutscheine
  2. Tippe auf das Löschen-Symbol
  3. Der Gutschein wird entfernt und bleibt aktiv

Gutschein-Status​

StatusBedeutung
InaktivGeneriert, aber noch nicht verkauft
AktivVerkauft, kann eingelöst werden
EingelöstWurde verwendet
AbgelaufenAblaufdatum überschritten
StorniertManuell deaktiviert

Best Practices​

Für Admins​

  • Batch-Generierung: Generiere Gutscheine in Stapeln (z.B. 50 Stück für Weihnachten)
  • Beschreibung hinzufügen: Nutze die Beschreibung zur Organisation (z.B. "Valentinstag 2024")
  • Ablaufdatum setzen: Verhindert, dass alte Gutscheine Jahre später eingelöst werden
  • Sichere Aufbewahrung: Nicht verkaufte Gutscheine sicher aufbewahren

Für Bedienungen​

  • Code immer zuordnen: Beim Verkauf immer einen Code scannen/eingeben
  • Gutschein prüfen: Vor dem Einlösen Status visuell prüfen (nicht beschädigt)
  • Kunden informieren: Ablaufdatum dem Kunden mitteilen

Tipps​

  • QR-Codes nutzen: Schneller als manuelle Eingabe
  • Hochwertige Gutscheine: Lass Gutscheine professionell drucken für höheren wahrgenommenen Wert
  • Ablaufdatum: 1–2 Jahre sind üblich
  • Duplikate vermeiden: Jeder Code kann nur einmal verkauft und eingelöst werden